Microsoft 365 Schulung: Webinare, Seminare und offene Microsoft 365 Kurse

Microsoft 365 ist der Name des aktuellen Office-Pakets. Diese Version wird langfristig bleiben. Denn die früher übliche "Runderneuerung" alle paar Jahre (z.B. Office 2013, 2016 etc.) entfällt, weil Microsoft 365 regelmäßig mit kleinen Verbesserungen aktuell gehalten wird. Dafür zahlen Kunden auch einen Abo-Preis. In einem kurzen Video erklären wir die wichtigsten Unterschiede zwischen der alten und der neuen Office-Welt: Was ist Microsoft 365.

Microsoft 365 enthält viele Einzelanwendungen. Von diesen ist Teams die bekannteste aufgrund der Videokonferenz-Funktion. Teams ist auch in unseren Kursen im Mittelpunkt - vor allem wegen seiner Bedeutung als zentrale Schnittstelle im Microsoft 365-Paket. Es basiert auf der Microsoft 365-Cloudspeicher-Technologie und bietet Verbindungslinien zu praktisch allen Apps - OneNote, Forms, OneDrive, SharePoint etc. Bei unseren Microsoft 365-Webinaren und -Seminaren ist es uns wichtig, dass alle Teilnehmer/-innen einerseits an die Technik herangeführt werden und andererseits ganz klar auch die Nutzenseite beleuchtet wird: Welches Programm bietet mir persönlich, meinem Team und der gesamten Firma welche Vorteile bezogen auf unsere Ziele?

Das neue Office hat aus Anwendersicht zwei komplett neue Ansätze: (a) Es gibt fortlaufend Updates, (b) Es gibt neben den bekannten Desktop-Programmen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) auch eine ganz neue Programm-Welt, die man online mit dem persönlichen Microsoft 365-Konto erschließen kann. Insbesondere der zweite Punkt ist es, der Lernbedarf erzeugt. Viele Menschen fühlen sich spätestens bei Nennung des Schlagworts "Cloud" unsicher. Ziel unserer Trainings ist es daher, Orientierung und Sicherheit zu vermitteln. Außerdem geben wir allen Teilnehmenden einen Überblick der neuen Möglichkeiten - damit eine Entscheidung getroffen werden kann, welche neuen Arbeitsweisen eingeführt werden sollen und welche nicht. Insofern können Sie unsere Microsoft 365-Schulung auch als Vorbereitung für interne Entscheidungen nutzen, indem z.B. Geschäftsleitung, Personalentwicklung und IT gemeinsam Microsoft 365 kennenlernen und anschließend festlegen, ob bzw. wie die Einführung gemacht werden soll.

Vorab: Kein Microsoft 365-Kurs gleicht dem anderen! Wir gehen sehr genau auf Ihre Ausgangslage und Zielsetzung ein. Wurde Microsoft 365 bereits eingeführt, steht Tag x noch bevor oder ist noch gar keine Entscheidung bzgl. einer Einführung getroffen worden? Hat Ihr Team bereits Erfahrungen mit Microsoft 365 oder ist es komplettes Neuland? Werden einzelne Anwendungen schon verwendet, aber andere noch nicht? Haben Sie ganz bestimmte Wünsche, welche Vorteile Sie sich mit der Verwendung von Microsoft 365 erhoffen? Das sind einige der Fragen, die wir im Rahmen eines Beratungsgesprächs vorab klären, damit die Themenliste individuell für Sie und Ihre Mitarbeiter/-innen optimiert werden kann. Im Folgenden wird exemplarisch der Ablauf eines für viele Unternehmen empfehlenswerten Microsoft 365-Trainings beschrieben.

Zum Einstieg werden die Microsoft 365-Grundstruktur erläutert und die Unterschiede zu den altbekannten Office-Versionen herausgearbeitet. Danach werden Neuerungen in den vertrauten Anwendungen demonstriert. Dabei gibt es zahlreiche Verbesserungen zu erleben, z.B. veränderte Suchfunktionen in Outlook 365, tiefergehende Datenanalyse in Excel 365, hochwertiges Bildmaterial in PowerPoint 365 und ganzheitliche Korrekturmöglichkeiten bei Word 365. Diese Funktionen werden mit der Arbeitspraxis abgeglichen, um relevante Unterstützungen bei der Lösung persönlicher Herausforderungen mitnehmen zu können. Aufgrund der fortlaufenden Aktualisierungen können übrigens sogar zwischen der Buchung Ihres Microsoft 365-Trainings und dem Durchführungszeitpunkts weitere Verbesserungen verfügbar sein, so dass Sie direkt davon profitieren können. Wir als Schulungsunternehmen sind für Sie stets aktiv bei der Sichtung und Bewertung der Neuerungen.

Microsoft 365-Schulung Grundlagen

• Was ist Microsoft 365? Wo liegt der Unterschied zu früheren Microsoft Office-Paketen?
• Unterscheidung von und Einführung in OneDrive und SharePoint (Speichern, Teilen, Berechtigungen verwalten)
• Office Online: Das Potential der von überall erreichbaren Browser-Versionen von Excel & Co. (u.a. gemeinsame Bearbeitung)
• Einführung in Teams (Oberfläche, Module, persönliche und öffentliche Bereiche)
• Chatten, Audio-Telefonie und Video-Calls in Teams
• Teams für Teams
• Eine ausgewählte weitere App erlernen: Planner, OneNote oder Forms
• Zeit für Ihre persönlichen Fragen
• Zusammenfassung, Sicherung des Erlernten und Ausblick

Microsoft 365-Schulung Aufbau

• Teams Vertiefung: Struktur schaffen mit Kanälen und Konnektoren
• Planner: Grundidee, Anwendungsgebiet, einen Plan anlegen mit „Buckets“ und „Aufgaben“, Aufgaben zuweisen
• OneNote: Das Online-Notizbuch mit Abschnitten, Seiten, Checkboxen, Dateiablage, Teilen-Funktion etc.
• Forms: Grundidee, Anwendungsgebiete, eine Umfrage (ein Formular, ein Quiz) erstellen (Fragearten), Teilen, Ergebnisse auswerten
• Power Automate: Zeit sparen und Qualität verbessern durch Prozessautomatisierung nach dem "If This Then That"-Prinzip
• To Do, Lists, Tasks u.a.: Alternative Möglichkeiten der Aufgabenorganisation - Welche Anwendung ist für uns die richtige?
• Zeit für Ihre persönlichen Fragen
• Zusammenfassung, Sicherung des Erlernten und Ausblick

Ein weiterer beliebter Kurs dreht sich um Microsoft 365 aus administrativer Sicht. Hier werden die zahlreichen Einstellungen in Teams & Co. beleuchtet. Auch ein Gang durch das Microsoft 365-Admincenter gehört dazu. Insbesondere Mitarbeiter/-innen aus der IT sind sehr interessiert an einer Schulung, die ihre Bedürfnisse berücksichtigt und gleichzeitig mit dem Blickwinkel aus Anwendersicht dienen kann. Für diese Zielgruppe stellen wir gerne persönlich passende Pakete zusammen.

Die o.g. Kurse dauern je etwa sechs Zeitstunden, z.B. 9-12 & 13-16 Uhr, und sind - so wie wir die Webinare und Seminare gestalten - sehr spannend für die Kursteilnehmer/-innen und voller "Aha-Effekte". Auch eine Halbtagesvariante ist möglich. Dann erfolgen nur ein kurzer Überblick und eine Fokussierung auf eine Anwendung, welche oftmals Teams ist, weil hier alle Fäden zusammenlaufen. Generell können wir auch vorab vereinbaren, dass bestimmte Apps absichtlich nicht erwähnt werden, weil bereits eine Entscheidung getroffen wurde, dass diese nicht eingesetzt werden sollen, evtl. bereits deaktiviert wurden. Allerdings legen wir nahe, vor einer solchen Vorauswahl eine Microsoft 365-Einführung für die Führungsebene zu buchen.

Wie Sie schon oben sehen: die Microsoft 365-Welt ist vielfältig. Um die individuellen Vorteile zu erfahren, ist es daher wichtig, die Anwendungen innerhalb unserer Microsoft 365-Schulungen auszuprobieren und Rückfragen zu besprechen. Dafür planen wir gerne Zeit ein. Die einzelnen Cloud-Anwendungen und Ihre Verbindungslinien untereinander werden so intensiv behandelt, wie Sie es benötigen, um ein volles Verständnis Ihres Microsoft 365-Pakets zu entwickeln und es somit erfolgreich einsetzen zu können.

Technisch gesehen ist dabei u.a. wichtig, Folgendes zu wissen: Pro Mitarbeiter/-in gibt es einen persönlichen Online-Speicher, den OneDrive. Das ist vergleichbar mit einer lokalen Festplatte auf einem Notebook. Ihre Daten sind vor Zugriffen Dritter geschützt. Allerdings können Sie auf Wunsch Dokumente oder ganze Ordner teilen - intern wie extern, per Link. Sie haben dabei mehrere Einschränkungsmöglichkeiten, z.B. auf bestimmte Personen (E-Mail-Adressen) beschränkt, mit einem Passwort versehen oder nur bis zu einem bestimmten Datum. Auch können Sie einmal gewährte Zugriffe jederzeit rückgängig machen. Wie all das funktioniert und wo der Mehrwert für Sie und Ihr Team liegt, wird in Ihrem Microsoft 365-Kurs erläutert.

Weitere Apps, die in unseren Microsoft 365-Webinaren und -Seminaren erlernt werden können, sind OneNote (das elektronische Notizbuch), Microsoft Teams (die zentrale Plattform für agile Teamarbeit, Wissensmanagement, Videokonferenzen, Chat), Power Automate (Prozesse definieren), Planner (Aufgabenverwaltung im Rahmen von Projekten mit Checklisten, Verantwortlichkeiten, Statusänderung etc.), Forms (Umfragen, Formulare) oder Yammer (Social Media für Organisationen). Viele dieser Apps haben Schnittstellen miteinander bzw. Integrationsmöglichkeiten. Insbesondere Microsoft Teams sticht dabei hervor als Mittelpunkt des Microsoft 365-Universums. Wie für Sie Zusatznutzen durch die Kombination der Einzelanwendungen entsteht, ist daher ebenfalls Thema bei unseren Microsoft 365-Schulungen.

Außerdem bietet Microsoft 365 mit den Online-Varianten von Excel, Word, PowerPoint und Outlook einen wertvollen Beitrag zum mobilen Arbeiten. Möchten Sie z.B. am Flughafen oder im ICE an einer Präsentation arbeiten oder E-Mails lesen? Dann geht dies auch sehr angenehm mit einem Notebook oder Tablet, auf dem nicht einmal Office installiert sein muss. Über Ihr Microsoft 365-Konto erhalten Sie via Browser Zugriff auf die Online-Apps. Dokumente können sich dann per OneDrive synchronisieren - und schon während Ihrer Reise haben dank eingestellter Berechtigungen die richtigen internen oder externen Mitarbeiter/-innen die neue Version vorliegen, so dass Sie möglicherweise bei Ihrer Ankunft im Büro schon die Freigabe erhalten haben.